10 Tipps für gutes Zeitmanagement – So kannst du alle To Dos abhaken!

Es gibt ein ganz einfaches Hilfsmittel gegen Stress, Unproduktivität und wenig Freizeit: Zeitmanagement! Spätestens im Abi hab ich gemerkt, dass ich es nicht stressfrei schaffe, den ganzen Stoff bis zu den Klausuren zu lernen, wenn ich unstrukturiert drauf loslerne und einfach hoffe, rechtzeitig alles in meinem Kopf zu haben. Ich hab angefangen, mir Lernpläne zu schreiben, und habe immer positive Erfahrungen damit gemacht. Als Studentin gibt es dann noch mal mehr Aufgaben die ich koordinieren muss: Neben dem Studium soll auch noch Zeit für Freunde, Job, Hobbys und regelmäßige Wochenendtrips in die Heimat sein. Mit der Zeit habe ich meine eigenen Strategien entwickelt, die eigentlich auch ganz gut funktionieren. Meine ganze Organisation und Produktivität beruht auf diesen 10 Tipps:


_Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen._ (1)

1. Setze dir klare Ziele: Bis wann möchtest du was geschafft haben und warum? Teile deine großen Ziele dann in kleinere Teilziele ein, um zu verhindern, dass sie unerreichbar scheinen und du nicht weißt, wo du anfangen sollst. Diese kleineren Ziele verteilst du dann so auf deinem Zeitplan, dass du dein übergeordnetes Ziel bis zu den gewünschten Zeitpunkt erreicht hast. Das Ziel immer im Blick zu haben, wird deine Motivation steigern und dich dazu antreiben, den Zeitplan einzuhalten.


2. Schreibe dir eine To-Do-Liste, auf der du die einzelnen Aufgaben dann nach ihrer Relevanz sortierst. Diese Priorisierung ist wichtig, weil jeder von uns nur 24 Stunden am Tag hat – wovon bestenfalls ein paar für Schlafen draufgehen – und manchmal reicht diese Zeit einfach nicht aus um alles zu erledigen. Hinzu kommt, dass man meist am Anfang noch konzentrierter und effektiver arbeitet und man sich deshalb gut überlegen sollte, womit man anfängt.

Eisenhower Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip kann bei der Priorisierung der Aufgaben helfen.


Design ohne Titel (1)3. Erledige zuerst die Aufgaben, auf die du am wenigsten Lust hast, weil: 1. du kommst nicht ewig drum rum, irgendwann musst du sie machen und 2., wenn du das immer im Hinterkopf hast, hemmt das deine Motivation und Produktivität.


4. Nutze deinen Timer. Nimm dir 15 Minuten für’s Aufräumen, 20 für’s Kochen und 5 für’s Duschen – und wenn die Zeit abgelaufen ist, musst du fertig sein. Der Kampf gegen die Zeit kann eine zusätzliche Motivation sein und du läufst nicht Gefahr, gar nicht zu merken, wie viel Zeit du bei gewissen Aufgaben verschwendest.

_Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen._ (3)

Eine Lernmethode, die auf der Nutzung des Timers basiert, ist die Pomodoro-Technik.


_Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen._ (4)

5. Finde heraus, zu welchen Zeiten du am produktivsten bist und nutze diese. Bei mir ist diese Phase der erhöhten Vigilanz morgens zwischen 7 und 11 und, je nach Tagesform, auch Abends zwischen 8 und 0 Uhr – Nachmittags hingegen brauche ich für die gleichen Aufgaben viel mehr Zeit und bin weniger konzentriert und motiviert. Seitdem ich das weiß, stehe ich auch an freien Tagen früh auf, auch wenn es mir oft schwerfällt, und nutze diese Zeit – weil es bei der Menge an Aufgaben, die ich so an einem Tag erledigen kann, einen riesigen Unterschied macht.


zeitfresser

6. Werde dir darüber bewusst, womit du wertvolle Zeit verschwendest. Starrst du stundenlang aus dem Fenster – dann setz dich mit dem Rücken zum Fenster. Snackst du so viel während du arbeitest, dass du gar nicht wirklich arbeitest – dann mach Ess-pausen und konzentrier dich in den Arbeitsphasen nur auf deine Arbeit. Hängst du die ganze Zeit am Handy – dann ist der Flugmodus dein bester Freund. Oh ja das Handy, mein größter Feind. Ich hab mir mittlerweile die App „Moment“ installiert, die trackt, wie viele Stunden ich am Tag am Handy verbringe – so bin ich mir wenigstens bewusst darüber, wo die ganze Zeit hin ist. Gerade an Tagen, wo viel zu tun ist, achte ich ganz bewusst darauf diese Zeit zu minimieren.


_Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen._ (5)

7. Entwickle Routinen, um keine Zeit damit zu verlieren, darüber nachzudenken was du als Nächstes machst. Wenn es in deinem Tagesablauf feste Zeiten, für z.B. Wohnung aufräumen, Mails Beantworten und Hausaufgaben/Uni-sachen machen gibt, fällt es dir 1. wesentlich leichter diese Dinge zu erledigen und du musst dich nicht jedes Mal erneut dazu motivieren und 2. verlierst du keine Zeit damit die alltäglichen Aufgaben jeden Tag wieder neu zu strukturieren. Bis eine solche Routine gefestigt ist, dauert es natürlich eine gewisse Zeit (Wissenschaftler streiten sich noch darüber, ob 21 oder 60 Tage sind), aber die Überwindung am Anfang wird sich in jedem Fall auszahlen.


zeitfresser (1)

8. „Time Blocking“ – halte dir bestimmte Zeiten für bestimmte Aufgaben frei. Plane deine To Dos, als wären es Termine und dann hälst du sie auch ein – einen Termin beim Friseur lasst ihr ja auch nicht so einfach ausfallen. Also trägst du zum Beispiel in deinen Planer ein „Mittwoch 8-10Uhr: an Hausarbeit schreiben“ & in dem Zeitraum machst du dann auch nichts anderes.


_Wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen._ (6)

9. „Batching“ – die Aufgaben, für die du die gleichen Utensilien braucht, gleich hintereinander erledigen. So verschwendest du keine Zeit damit, Dinge hin und her zu transportieren und eueren Aufenthaltsort ständig zu wechseln. Beispielsweise, wenn der Computer gerade eh an ist, beantwortet ihr Mails, schreibt einen Blogpost und macht eine Recherche. Wenn ihr verschiedene Dinge in der Stadt erledigen müsst, macht ihr das alles hintereinander, um nicht jeden Tag wieder dahin zu fahren und so Zeit zu verlieren.


zeitfresser (2)

10. Plane Pausen und Puffer ein. Plane deine Aufgaben so ein, dass du genug Pausen hast (mindestens alle 2 Stunden 15 Minuten, besser jede Stunde), denn pausenloses Durcharbeiten wird auf Dauer dazu führen, dass der Moment kommt, an dem du völlig erschöpft bist und gar nichts mehr schaffst. Auch Puffer sind wichtig, weil egal wie viel und gut du planst, du kannst nicht alles kontrollieren – manchmal kommen Dinge dazwischen, du wirst krank, usw.


Vielleicht war da ja ein Tipp dabei, der euch so noch nicht bewusst war. Falls euch das alles schon bekannt war, dann hoffe ich, dass ich euch wenigstens dazu motivieren konnte, eure Zeit jetzt produktiv zu nutzen. Ich persönlich find so „How I study“- oder „work routine“-Videos oder Blogposts immer total motivierent – aber Achtung, Stichwort Zeitfresser: Nicht mehr Zeit damit verbringen, sich anzuhören, wie andere produktiv sind, als ihr im Nachhinein mit eurer eigenen Arbeit verbring…

2 Gedanken zu “10 Tipps für gutes Zeitmanagement – So kannst du alle To Dos abhaken!

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